PC-Tipps

30.03.2026

Welchen Namen gebe ich der Datei? Wie benenne ich den neuen Ordner? Wer viel mit dem PC arbeitet, kennt diese Fragen nur zu gut. Dateien sollten so abgelegt werden, dass sie schnell wieder zu finden sind - entweder über die Ablagestruktur oder mit Hilfe der Suchfunktion. Ordner geben Struktur und zeigen, was dort abgelegt werden soll.

Eine wichtige Rolle spielt dabei die Wahl des Datei- bzw. Ordnernamens. Grundsätzlich ist diese sehr individuell und kann je nach Betrieb variieren. Einige grundlegende Tipps helfen jedoch bei der Vergabe geeigneter Namen:

Aussagekräftige und möglichst kurze Texte
Der Name sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein, um die Datei später schnell wiederzufinden.
Beispiel: Mitarbeiter_Einsatzplan_Hofladen.
Liegt die Datei bereits im Ordner „Mitarbeiter“, kann der Zusatz entfallen, sofern es keine Überschneidungen gibt. Dann reicht Einsatzplan_Hofladen aus. Überlegen Sie, ob ein längerer Name wirklich mehr Klarheit bringt oder ob ein kurzer ausreicht.

Datum im Dateinamen
Wo es sinnvoll ist, unterstützt ein Datum im Dateinamen die Sortierung – etwa bei Rechnungen, Lieferscheinen, Checklisten zur Eigenkontrolle oder Anschreiben.
Die amerikanische Schreibweise Jahr-Monat-Tag ist gut geeignet, da sie automatisch richtig sortiert.
Beispiel: 2025_06_20_LVM_Betriebshaftplicht_Aenderung.
Wenn nur Monat oder Jahr wichtig ist, können die weiteren Angaben entfallen. Wenn die Reihenfolge der Dateien wichtig ist, setzen Sie das Datum an den Anfang, wenn die Inhalte eines Themenbereichs zusammenbleiben sollen, setzen Sie das Datum ans Ende.

Umlaute vermeiden
Moderne Betriebssysteme können Umlaute lesen, dennoch kann es vereinzelt zu Problemen kommen. Deshalb besser vermeiden.
Beispiel: Fuetterungsplan_Schweine statt Fütterungsplan_Schweine

Groß- und Kleinschreibung
Windows 10 und 11 unterscheiden hier nicht. Eine Datei namens Checkliste_Audit kann daher nicht zusätzlich als checkliste_audit gespeichert werden. Einigen Sie sich im Büro auf eine Schreibweise – zum Beispiel konsequente Kleinschreibung.

Sonderzeichen und Leerzeichen
Viele Sonderzeichen werden nicht empfohlen, da sie zu Problemen führen können. Manche verhindert Windows direkt. Diese Zeichen sind in Windows 10 und 11 nicht erlaubt: \ / : * ? < > |". Leerzeichen funktionieren meistens, sollten aber besser nicht verwendet werden. Ein Punkt ist zwar möglich, wird jedoch bereits für die Trennung zwischen Dateiname und Dateinamenerweiterung verwendet und könnte zu Missverständnissen führen.

Bindestrich und Unterstrich
Diese Zeichen werden am häufigsten genutzt – sie verbinden Wörter und ersetzen Leerzeichen.
Beispiele: Checkliste_Hoftag oder Checkliste-Hoftag.
Tipp: Wörter durch Unterstriche trennen, den Bindestrich nur einsetzen, wenn das Wort selbst einen Bindestrich trägt.
Beispiel: Vorlage_Einsatzplan_Mitarbeiter_Gemuese-Scheune.

Zahlen und andere Zeichen zur Sortierung nach Priorität
Zahlen können im Dateinamen an jeder Stelle verwendet werden. Voran gestellt unterstützen sie die Sortierung.
So sortier der Explorer grundsätzlich:
1. Sonderzeichen
2. Zahlen
3. Buchstaben

Für eine gezielte Reihenfolge beginnen Sie mit 00, 01, 02 ….
Sollen bestimmte Dateien oder Ordner ganz oben stehen, kann ein Sonderzeichen wie ein Unterstrich davor gesetzt werden.

Beispiel der Sortierung, wie sie automatisch erfolgt:
1. _Hoftag (Sonderzeichen bringen einen Ordner oder eine Datei an die Spitze der Liste.)
2. 01_Landwirtschaft (Danach folgen Zahlen.)
3. Betriebsvergleich (Zum Schluss folgen die Ordner oder Dateien, die mit einem Buchstaben beginnen.)

Maximal 260 Zeichen
Zum Dateinamen gehört mehr als der Text, den Sie der Datei als Autor geben. Der gesamte Pfad gehört mit dazu. Also die Namen von Laufwerk oder Datenträger, Ordner oder Verzeichnis, Dateiname und Dateierweiterung (z. B.“pdf“ oder „docx“).
Beispiel mit insgesamt 158 Zeichen: C:\Users\MMustermann\Documents\00_Unternehmensführung\12_Weiterbildung\
Landwirtschaftskammer_NRW\2026_Büroorganisation_im_landwirtschaftlichen_Unternehmen.pdf (Hinweis: Die umgekehrten Schrägstriche vergibt das System. Wenn Sie einen Backslash im Dateinamen verwenden, speichert Windows die Datei möglicherweise an einem anderen Ort.)

Abkürzungen
Abkürzungen sind praktisch, da sie den Dateinamen schön kurz machen und in der Liste alles schön zu lesen ist. Aber Abkürzungen habe auch ihre Tücken. Was einem selbst vertraut ist, versteht ein anderer überhaupt nicht. Vor allem dann, wenn mehrere Personen im Agrarbüro arbeiten und Zugriff auf alle Dateien haben sollen, ist eine Einigkeit zu erzielen.

Abkürzungen können genutzt werden, wenn sie allen bekannt und geläufig sind und es keine Überschneidungen gibt. Zum Beispiel kann BG für Berufsgenossenschaft, Biogas oder Bürgergemeinschaft stehen. Kommen alle drei Bereiche in Ihren Dokumenten vor, sollten aussagekräftigere Texte genutzt werden. Also zum Beispiel Biogas und BuergerGem (etwas abgekürzt aber ohne Verwechslungsgefahr). BG für Berufsgenossenschaft könnte bleiben.

Wählen Sie Abkürzungen, die Sie auch in 5 Jahren noch sicher verstehen.

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