E-Mail-Knigge
Tipps für geschäftliche E-Mails
29.10.2026
E-Mails sind wesentlicher Bestandteil der Unternehmens-Kommunikation und gehören zur täglichen Büroarbeit. Rund um den E-Mail-Versand und das Empfangen von E-Mails gilt es, aus unterschiedlichen Gründen bestimmte Regeln einzuhalten.
Wir möchten auf einige besonders wichtige aufmerksam machen und haben dazu einige Tipps und Regeln zusammengestellt. Checken Sie mit der folgenden Übersicht Ihren Umgang mit E-Mails und spüren Sie mögliche Lücken oder Verbesserungsmöglichkeiten auf:
Sicherheit:
- Vertrauliche Information in verschlüsselter E-Mail bzw. mit verschlüsseltem Angang versenden, z. B. mit 7 Zip oder PDF 24, Passwort nicht in der E-Mail, sondern über anderen Weg versenden, z. B. per SMS
- Vorsicht im Posteingang bei unbekannten oder merkwürdigen Absendern, Anhänge oder Links nicht anklicken, E-Mail löschen, bei Bedarf Spam-Filter anpassen
Adressaten:
- „An“ für den bzw. die Empfänger
- „CC“ (Carbon Copy, Kopie) für weitere Empfänger, die allen Beteiligten bekannt sind und die ebenfalls informiert werden sollen
- „BCC“ (Blind Carbon Copy, unsichtbare Kopie) für alle Empfänger, die aber für die übrigen Empfänger unsichtbar bleiben sollen, bzw. deren E-Mail-Adresse dadurch geschützt werden soll. In Outlook unter dem Reiter "Optionen", nachdem "Neue E-Mail" angeklickt wurde.
Text und Inhalt:
- Möglichst kurzer aussagekräftiger Text
- Passende Anrede zu Beginn und zum Abschluss Grußformel verwenden
- Kurze Erklärung im Text zu den Anhängen, Zuordnung erleichtern durch möglichst identische Dateinamen in Anhang und E-Mail-Text
Form:
- Nach Anrede eine Zeile Abstand zum Text
- Vor Grußformel ebenfalls eine Zeile Abstand
- Längeren Text ggf. in Abschnitte gliedern
- Aussagekräftige Betreffzeile
- Anhänge bei Bedarf komprimieren, 10 MB möglichst nicht überschreiten
- Signatur am Ende der E-Mail *
Antworten:
- Wichtige E-Mails von Kunden oder Business-Partnern möglichst schnell beantworten, zum Beispiel innerhalb von 1 – 2 Tagen
- Abwesenheits-Assistenten einschalten, wenn die E-Mail nicht bearbeitet werden kann.
- Kurze Info senden, wenn die Bearbeitung der Anfrage länger dauert.
* Tipp: E-Mail-Signatur auf dem Smartphone einrichten
iPhone: Öffnen Sie Einstellungen → Apps → Mail → Signatur.
Wählen Sie „Alle Accounts“ oder ein bestimmtes E-Mail-Konto aus.
Geben Sie Ihre Signatur als Text ein, z. B. Name, Betrieb, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Voreingestellt ist z. B. Von meinem iPhone gesendet.
Schließen Sie die Einstellungen. Die Signatur wird künftig automatisch an neue E-Mails angefügt.
Android: Die Einrichtung erfolgt ähnlich, allerdings direkt in der jeweiligen E-Mail-App und nicht in den allgemeinen Smartphone-Einstellungen. Dort finden Sie die Funktion meist unter Einstellungen → E-Mail-Konto → Signatur.