Personalverwaltung

4 Beiträge auf dieser Seite:

  • Elektronische Entgeltunterlagen: Frist 1.1.2027 im Blick behalten
  • Onboarding im Betrieb: Beispiel Agrarbüro
  • Büro-Check: Wichtige Dokumente für die soziale Konditionalität
  • Personalunterlagen vor Dritten schützen

Elektronische Entgeltunterlagen: Frist 1.1.2027 im Blick behalten

28.09.2026

Diese Information soll auf mögliche Lücken aufmerksam machen. Für viele Betriebe ist das Thema vielleicht bereits umgesetzt, weil zum Beispiel die Lohnbuchstelle erforderliche Schritte in die Wege geleitet hat. Die Ausgangssituation kann also je nach Betrieb sehr unterschiedlich sein.

Worum geht es? Zum 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist für Arbeitgeber, die von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreit waren. Spätestens ab dann müssen die nach § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) vorgeschriebenen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Deshalb sollte jetzt geprüft werden, wie die Unterlagen im Betrieb und bei der Lohnbuchstelle organisiert sind.  

Die beiden wesentlichen Grundlagen sind:

Die Verpflichtung zur elektronischen Führung von bestimmten Entgeltunterlagen (BVV § 8 Abs 2) besteht grundsätzlich bereits seit 2022. Betriebe, die eine Befreiung erhalten haben, müssen diese spätestens ab 1. Januar 2027 elektronisch führen.  

Link zum § 8 Abs.2 BVV

Link zum § 9 Beitragsabrechnung     

Lohnbuchstelle und Steuerberatung: Auch wenn die Lohnabrechnung von einer Steuerkanzlei, dem Buchführungsdienst oder einer Lohnbuchstelle durchgeführt wird, bleibt der Betrieb Arbeitgeber und damit für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen verantwortlich. Die Vorschriften richten sich an den Arbeitgeber.  

In vielen Betrieben werden Teile der Entgeltunterlagen bereits durch die Lohnbuchstelle oder Steuerberatung elektronisch verwaltet. Andere Unterlagen liegen im Agrarbüro. Mit Blick auf die Frist zum 1. Januar 2027 sollte deshalb geklärt werden, wer welche Unterlagen aufbewahrt und ob die nach § 8 Abs. 2 BVV erforderlichen Entgeltunterlagen vollständig elektronisch verfügbar sind.

Digitale Personalakte: In der Regel führt der Betrieb die Personalakten mit allen personalrelevanten Unterlagen. Die Lohnbuchstelle führt die lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Unterlagen. Zwischen beiden Seiten findet ein regelmäßiger Austausch von Dokumenten und Daten statt. Dieser Austauschprozess wird zunehmend digital. Die digitale Personalakte gewinnt damit zunehmend an Bedeutung.  

Häufig werden Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen bereits elektronisch geführt, während Arbeitsverträge, Personalfragebögen oder andere Beschäftigtenunterlagen im Betrieb verbleiben. Eine klare Abstimmung verhindert Lücken in der Dokumentation und erleichtert spätere Betriebsprüfungen.  

Wer die Lohnabrechnung selbst erstellt: Betriebe, die ihre Lohnabrechnung selbst durchführen, sollten prüfen, ob sie ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Die erforderlichen Angaben für die Beitragsabrechnung müssen elektronisch vorgehalten werden. Dafür werden in der Praxis zertifizierte Lohnprogramme eingesetzt. Ergänzend empfiehlt sich eine strukturierte digitale Personalakte mit einer nachvollziehbaren Ablage der Personalunterlagen. Meistens kann diese die vorhandene Software-Lösung zur Lohnabrechnung sinnvoll ergänzen.  

Wer kann unterstützen? Wer unsicher ist, wie die Anforderungen im eigenen Betrieb umgesetzt werden können, sollte nachfragen. Ansprechpartner können sein:  

  • die eigene Steuerberatung oder Lohnbuchstelle,
  • Softwareanbieter, zum Beispiel für Lohnabrechnung, Dokumentenmanagement, HR-Software
  • zuständige Träger der Sozialversicherung und die Deutsche Rentenversicherung  

Fazit: Für die meisten Agrarbüros geht es nicht darum, kurzfristig neue Software anzuschaffen oder die komplette Personalverwaltung neu aufzubauen. Wichtiger ist die Frage, ob die nach der BVV vorgeschriebenen Entgeltunterlagen vollständig elektronisch verfügbar sind und ob die Zusammenarbeit mit der Lohnbuchstelle klar geregelt ist. Wer eine eigene Software zur Lohnabrechnung nutzt sollte prüfen, ob die Software zertifiziert und rechtskonform ist. Die digitale Personalakte sollten alle Betriebe im Blick haben.  


Onboarding im Betrieb: Beispiel Agrarbüro

28.07.2026
Ob im Büro, im Stall, in der Werkstatt oder auf dem Betriebsgelände: Eine gut geplante Einarbeitung erleichtert neuen Mitarbeitenden den Start. Diese Checkliste zeigt das Vorgehen am Beispiel einer Bürokraft im Agrarbüro und lässt sich einfach auf andere Arbeitsbereiche übertragen.

Arbeitsplatzausstattung und Technik

  • Arbeitsplatz vollständig ausstatten (Schreibtisch, Bürostuhl, Schrank, Laptop, Dockingstation, Monitor, Tastatur, Maus, Headset, Büromaterialien und weitere Arbeitsmittel)
  • Zugänge und Berechtigungen einrichten (Schlüssel, Chip oder PIN zur Zeiterfassung, Benutzerkonto, Zugangsdaten, Laufwerke, Datensicherung, Regelungen zur Datensicherheit)
  • Willkommensunterlagen vorbereiten (z. B. Infoflyer, Notizblock, Stifte und eine kleine Aufmerksamkeit)
  • Ansprechpersonen benennen und über den Arbeitsbeginn informieren

Am ersten Arbeitstag

  • Neue Mitarbeiterin oder neuen Mitarbeiter am vereinbarten Treffpunkt willkommen heißen
  • Begrüßungsgespräch führen und bei Bedarf Verschwiegenheitspflicht und weitere Verpflichtungen, zum Beispiel Datenschutz, vereinbaren
  • Arbeitsplatz vorstellen und Teammitglieder sowie im Familienbetrieb beteiligte Familienmitglieder bekannt machen
  • Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vorstellen und Schlüssel, Chip und weitere Arbeitsmittel aushändigen sowie Einarbeitungsplan abstimmen
  • Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub, Sozialräume und weitere betriebliche Regelungen erläutern
  • Betriebsrundgang durchführen und wichtige Gebäude und Anlaufstellen zeigen
  • Zeiterfassungssystem erklären
  • Auf Gefahrenbereiche aufmerksam machen und bei Bedarf Sicherheitsunterweisung durchführen
  • Kommunikationswege und Kommunikationsregeln aufzeigen

Überblick zum Betrieb und Büro

  • Betriebsspiegel überreichen und zusätzlich digital bereitstellen
  • Organigramm mit Zuständigkeiten und Betriebsbereichen vorstellen
  • Leitbild, Ziele und Werte des Betriebes vermitteln
  • Wichtige externe Kontakte aus Beratung, Lieferantenkreis und Geschäftspartnernetzwerk vorstellen
  • Notfallordner und wichtige Kontaktlisten zugänglich machen
  • Kontakte zu weiteren Mitarbeitenden ermöglichen
  • Überblick über aktuelle Aufgaben und Zuständigkeiten geben

Schulung und Wissen

  • Schulungsbedarf ermitteln und erste Weiterbildungen planen
  • Fachinformationen und Informationsquellen vorstellen
  • Zuverlässige Websites und digitale Angebote empfehlen
  • Zugang zu relevanten Lernangeboten ermöglichen (z. B. E-Learning „Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen“ der Landwirtschaftskammer NRW, s. u.)

Büro und Dokumentation – Fachliche Einarbeitung ab der ersten Woche

  • Mit den wichtigsten Tätigkeiten starten und weitere Aufgaben schrittweise übertragen
  • Dokumentationspflichten in Ackerbau und Tierhaltung erläutern
  • Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumentationen verdeutlichen
  • Anforderungen des Qualitätsmanagements (z. B. QS, QM Milch) verständlich machen
  • Organisation der Buchführung erklären
  • Zuständigkeiten für Buchstelle, Steuerberatung oder Selbstbuchung festlegen
  • Personalunterlagen und Ablagesysteme vorstellen
  • Datenschutz bei Personaldaten sicherstellen und Schutzmaßnahmen erläutern
  • Betrieblichen Kalender für Fristen und Termine erläutern

Nach den ersten Wochen

  • Feedbackgespräch führen
  • Offene Fragen klären
  • Einarbeitungsstand gemeinsam reflektieren
  • Weitere Schulungs- und Entwicklungsbedarfe festlegen
  • Aufgaben und Zuständigkeiten bei Bedarf anpassen  
Tipp:

Planen Sie feste Gesprächstermine nach der ersten Woche, dem ersten Monat und nach drei Monaten. So lassen sich Fragen frühzeitig klären und die Einarbeitung gezielt begleiten.

Checkliste Onboarding am Beispiel Agrarbüro zum Download

Büro-Tipp - Checkliste an den eigenen Betrieb anpassen:

Markieren und kopieren Sie den Text der Checkliste direkt von der Website in eine Word-Datei. Wählen Sie bei den Einfügeoptionen "Nur den Text übernehmen".

Lern-Tipp fürs Büromanagement:

Das Selbstlernangebot „Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen“ unterstützt Bürokräfte ohne landwirtschaftlichen Hintergrund ebenso wie alle anderen, die das Büromanagement im Betrieb verbessern möchten. Mehr als 20 kompakte Lernmodule vermitteln praxisnahe Tipps und relevantes Fachwissen zu Organisation, Aufzeichnungen und Dokumentationspflichten.

Dabei steht die Bürotätigkeit konsequent im Mittelpunkt. Merksätze, Übungen und interaktive Aufgaben zeigen immer wieder, wie wichtig eine zuverlässige Bürokraft und Büroorganisation für reibungslose Abläufe und fundierte Entscheidungen im landwirtschaftlichen Betrieb ist.

So wird deutlich: Büroarbeit ist keine lästige Pflicht, sondern ein wertvoller Beitrag zum Betriebserfolg. Das schafft Sicherheit, stärkt das Verantwortungsbewusstsein und fördert eine strukturierte und motivierte Arbeitsweise.  

Weitere Informationen und Buchung

Büro-Check: Wichtige Dokumente für die soziale Konditionalität

März 21, 2025

Foto: Gina Sanders©stock.adobe.com Nutzen Sie den aktuellen Anlass "Soziale Konditionalität" und checken Sie die Unterlagen im Büro. Einen Teil der Ablage können Sie bei Bedarf gleich übersichtlicher gestalten, zum Beispiel durch Beschriftung oder Inhaltsverzeichnis im Aktenordner.

Seit dem 01.01.2025 gilt die soziale Konditionalität, das heißt, dass die Zahlungen von EU-Agrarfördermitteln an bestimmte Bedingungen im sozialen Bereich geknüpft sind. Das betrifft Arbeitgeber. Findet eine Kontrolle der Arbeitsbedingungen in einem Arbeitgeber-Betrieb statt, kann es dann neben einem möglichen Bußgeld auch zu Prämienkürzungen kommen.

Die gute Nachricht: Es sind keine neuen Bedingungen, und es gibt keine zusätzlichen Kontrollen. Vielmehr müssen bereits geltende Bestimmungen eingehalten und nachgewiesen werden. Wer das bereits tut ist also schon auf der sicheren Seite.

Kontrollen werden von den Behörden, die bereits jetzt für bestimmte Bereiche zuständig sind, durchgeführt. Zum Beispiel sind die Bezirksregierungen für den Arbeitsschutz zuständig und die Bundesagentur für Arbeit für das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.

Verstöße, die von der zuständigen Behörde festgestellt wurden, sind ab 2025 von dieser Behörde der EU-Zahlstelle zu melden. Die EU-Zahlstelle berechnet dann mögliche Sanktionen. Nur wenn es ein Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber einerseits und mindestens einem Arbeitnehmer andererseits gibt, kann es zu Sanktionen im Rahmen der Konditionalitäten kommen.

Machen Sie den Büro-Check. Welche Dokumente oder Nachweise sind vorhanden und bei welchen müssen wir noch handeln oder haben wir Fragen?

► Dokumente / Nachweise zu Arbeitsverhältnissen

  • Gibt es für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer, der im landwirtschaftlichen Betrieb beschäftigt ist, jeweils ein Dokument, also etwas Schriftliches, zum Arbeitsverhältnis? In der Regel sollte das ein Arbeitsvertrag sein. Mit diesem Dokument muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer über die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses nachweislich informiert worden sein. Es geht dabei um die Grundlagen des Arbeitsverhältnisses, die mit dem Landwirt oder der Landwirtin vertraglich vereinbart worden sind. Das gilt auch für ein Ausbildungsverhältnis.
    Gemäß Nachweisgesetz muss es einen solchen Nachweis geben. Der Nachweis zum Arbeitsverhältnis muss zu folgenden Punkten Angaben beinhalten: Namen und Adressen der Vertragsparteien, Startdatum, bei Befristung das Enddatum, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit, Entgelt, weitere Bestandteile des Entgelts, Arbeitszeit, Pausen, Schichtdetails, Regelungen zur Arbeit auf Abruf, Überstunden, Urlaub, Fortbildung, Altersversorgung, Kündigungsverfahren und Hinweise auf Tarifverträge enthalten.
  • Änderungen im Arbeitsverhältnis müssen dem Mitarbeitenden ebenfalls nachweislich mitgeteilt werden. Gibt es dazu einen Nachweis, zum Beispiel eine Änderung oder Ergänzung zum Arbeitsvertrag? 

Das Gesetz liefert weitere Details: Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen (Nachweisgesetz - NachwG) § 2 Nachweispflicht und für Änderungen §3.

Die Probezeit darf, wenn sie vereinbart wurde, nicht länger als sechs Monate dauern. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen gelten weitere Regeln des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG). Rechtsgrundlage ist § 622 Absatz 3 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

► Dokumente / Nachweise zu Leiharbeitsverhältnissen

Findet Leiharbeit statt, muss es auch hierüber einen Nachweis geben über die wesentlichen Vertragsbedingungen. Es gelten die Vorschriften des Arbeitnehmerüberlassungsgeseztes (AÜG) 

Das Gesetz liefert weitere Details: Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) (siehe § 11)

► Dokumente / Nachweise zu Fortbildungen

Wenn vorgeschriebene Fortbildungen, die zum Beispiel für die Arbeit mit gefährlichen Stoffen notwendig ist, durchgeführt werden, so sind diese als Arbeitszeit anzurechnen, oder die Fortbildungen finden während der regulären Arbeitszeit statt. Die Fortbildung muss in diesen Fällen für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer kostenlos sein. Rechtsgrundlage ist § 111 Gewerbeordnung (GewO).

Das Gesetz liefert weitere Details: Gewerbeordnung (GewO) § 111 

► Dokumente / Nachweise zu Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz

Sind die wesentlichen Dokumente, die im Bereich der Arbeitssicherheit vorgeschrieben sind, vorhanden? Sicher tun Sie alles, um Ihre Mitarbeitenden zu schützen und deren Gesundheit zu erhalten. Nutzen Sie die Sichtung der Unterlagen zur Eigenkontrolle, ob sie auch im Betrieb an alles Wichtige wie zum Beispiel Schutzkleidung und Unterweisungen gedacht haben. Die folgenden Dokumente / Nachweise sollten Sie im Agrarbüro erstellt und an geeigneter Stelle im Betrieb oder im Büro platziert haben:

  • Erste-Hilfe-Informationen: Zeigen Schritte auf, die in Notfällen zu beachten sind und informieren über Notrufnummern. Zum Beispiel Poster im Arbeitsbereich der Mitarbeitenden.
  • Gefährdungsbeurteilungen: Diese Dokumente bewerten potenzielle Gefahren am Arbeitsplatz und die Maßnahmen, die ergriffen werden, um diese zu minimieren. Informationen der SVLFG
  • Betriebsanweisungen: Anweisungen, die den sicheren Umgang mit Maschinen, Geräten und Gefahrstoffen beschreiben. Informationen der SVLFG
  • Unterweisungsnachweise: Dokumentationen, die bestätigen, dass Mitarbeitende über Arbeitsschutzmaßnahmen informiert und geschult wurden. Zum Beispiel Liste mit Namen und Unterschriften der Mitarbeitenden, dass sie an der Sicherheitsunterweisung teilgenommen haben. Die Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgen. Die Unterweisung muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden. § 12 Arbeitsschutzgeset (ArbSchG) - Einzelnorm 
    Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. Mitarbeitende sind berechtigt, Vorschläge zu machen, um die Sicherheit und den Gesundheitsschutz im Betrieb zu erhöhen.
  • Unterweisung nach Betriebssicherheitsverordnung: Verwendung von Arbeitsmitteln (Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen, die für die Arbeit verwendet werden, sowie überwachungsbedürftige Anlagen.) § 12 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) - Einzelnorm
  • Arbeitszeitnachweise: Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten und Überstunden der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Zum Beispiel mit Stundenzettel oder einer digitalen Zeiterfassungssoftware.
  • Unfallberichte: Dokumentationen von Arbeitsunfällen und deren Ursachenanalyse.
  • Wartungs- und Prüfprotokolle: Nachweise über die regelmäßige Wartung und Prüfung von Arbeitsmitteln und Anlagen durch eine dazu befähigte Person. Zum Beispiel TÜV-Protokoll bei Überprüfung der Pflanzenschutzspritze. § 14 BetrSichV - Einzelnorm
  • Sicherheitsdatenblätter (SDB): Diese enthalten wichtige Informationen über die Eigenschaften von Chemikalien, die Gefahren, die von ihnen ausgehen, sowie Maßnahmen zum sicheren Umgang und zur Entsorgung. Zum Beispiel für Desinfektions- und Reinigungsmittel, Säuren oder Schädlingsbekämpfungsmittel. In der Regel als Download auf der Website der Anbieter zu finden oder sind bei der Lieferung des Gefahrstoffs mit dabei.

Wichtig ist natürlich vor allem die gelebte betriebliche Praxis, um Unfälle und Gesundheitsgefahren zu vermeiden. Auszug aus § 6 der Betriebssicherheitverordnung: Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die Arbeitsmittel sicher verwendet und dabei die Grundsätze der Ergonomie beachtet werden. Dabei ist Anhang 1 zu beachten. Die Verwendung der Arbeitsmittel ist so zu gestalten und zu organisieren, dass Belastungen und Fehlbeanspruchungen, die die Gesundheit und die Sicherheit der Beschäftigten gefährden können, vermieden oder, wenn dies nicht möglich ist, auf ein Mindestmaß reduziert werden. Der Arbeitgeber hat darauf zu achten, dass die Beschäftigten in der Lage sind, die Arbeitsmittel zu verwenden, ohne sich oder andere Personen zu gefährden. Insbesondere sind folgende Grundsätze einer menschengerechten Gestaltung der Arbeit zu berücksichtigen: ...

Weitere Detaisl liefert die Verordnung: Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) (siehe § 6 und Anhang 1)

► Dokumente Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit, LUV-Modell

  • Nachweis der schriftlichen Bestellung von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit: Nach dem Arbeitssicherheitsgesetz hat der Arbeitgeber Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen, die ihn beim Arbeitsschutz und bei der Unfallverhütung unterstützen sollen. Liegen entsprechende Nachweise vor? Für kleinere Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitenden gibt es das alternative Betreuungsmodell oder LUV-Modell der SVLFG (Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau)
  • Dokumente zur Teilnahme der Betriebsleitung an LUV-Modell mit Grundseminar und Aufbauseminar und weiteren Fortbildungen. Nach dem alternativen Betreuungsmodell der Landwirtschaftlichen Unfallversicherung (LUV) darf sich die Unternehmerin oder der Unternehmer eines Betriebes mit bis zu 20 Mitarbeitenden das Wissen für die unternehmerische Verantwortung im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Seminaren der Landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft selbst aneignen. Dazu bietet die SVLFG Seminare an. Bei Bedarf sollte zusätzlich eine Beratung stattfinden. Informationen dazu erhalten die Unternehmerinnen und Unternehmer im Seminar beim LUV-Modell.

Weitere Informationen dazu liefert die SVLFG: LUV-Modell und erforderliche Seminare

Rechtsgrundlage für die soziale Konditionalität ist § 22 in Verbindung mit Anlage 7 der Verordnung zur Durchführung der im Rahmen der Gemeinsamen Agrarpolitik geltenden Konditionalität (GAP-KonditionalitätenVerordnung - GAPKondV).   

Das sind die Vorschriften im einzelnen:

1. Nachweisgesetz § 2 Absatz 1, § 3 in Verbindung mit § 2 Absatz 1 

2. Arbeitnehmerüberlassungsgesetz § 11 Absatz 1 und 2

3. Arbeitsschutzgesetz §§ 3 bis 6, 9, 10, 12 und 17

4. Arbeitssicherheitsgesetz §§ 2, 5 und 11

5. Betriebssicherheitsverordnung §§ 4 bis 6, 10, 12 und 14

6. Teilzeit- und Befristungsgesetz § 12 Absatz 3 und § 15 Absatz 3

7. Bürgerliches Gesetzbuch § 622 Absatz 3

8. Berufsbildungsgesetz §§ 11, 20

9. Gewerbsordnung § 111

    Ansprechpersonen bei der Landwirtschaftskammer NRW: