Büro-Tipps

4 Beiträge auf dieser Seite

• Mein Schreibtisch: 7 kleine Anregungen für den Büroalltag
• Digitales Aufräumen: Kleine Schritte, große Wirkung
• Was kann ich gegen mein Zettelchaos auf dem Schreibtisch tun?
• Fünf „Wenige-Minuten-Tipps“

Mein Schreibtisch: 7 kleine Anregungen für den Büroalltag

28.09.2026

Ein Stiftehalter mit funktionierenden Stiften, ein freier Platz für die tägliche Arbeit und alle wichtigen Unterlagen griffbereit: Mehr braucht es oft nicht für einen gut organisierten Arbeitsplatz. Der Schreibtisch muss nicht aussehen wie auf einem Hochglanzfoto. Schon kleine Veränderungen sorgen für mehr Übersicht, weniger Ablenkung und ein angenehmeres Arbeitsumfeld. Oft reichen wenige Minuten aus, um spürbar mehr Ordnung zu schaffen.  

Suchen Sie sich einen Tipp aus dieser Liste aus und setzen Sie diesen am besten noch heute um:

Prüfender Blick: Schauen Sie regelmäßig kritisch auf Ihren Schreibtisch. Gegenstände, die Sie für Ihre tägliche Arbeit nicht benötigen, können an einen anderen Platz umziehen oder entsorgt werden. Weniger Dinge auf dem Schreibtisch bedeuten meist mehr Übersicht.  

Schnell weg: Papierkorb und Altpapiersammlung gehören zu den wichtigsten Organisationshilfen im Büro. Werden unnötige Ausdrucke, Notizzettel oder Umschläge direkt aussortiert, bleibt mehr Platz für die eigentliche Arbeit und die Übersicht geht nicht verloren.  

Sicher vernichten: Für personenbezogene Daten, Vertragsunterlagen oder betriebliche Dokumente ist ein Aktenvernichter eine praktische Unterstützung. So lassen sich sensible Informationen datenschutzgerecht entsorgen. Ebenfalls ist es ein gutes Gefühl, wenn eine Notiz geschreddert wird und damit als erledigt gilt.

Kleine Putzaktion: Staub, Fingerabdrücke und Kaffeeränder sammeln sich schneller an, als man denkt. Eine kurze Reinigung von Schreibtisch, Tastatur, Maus und Bildschirm sorgt für ein angenehmes Arbeitsumfeld und macht den Arbeitsplatz wieder einladend.  

Am Ende: Ein einfacher, aber wirkungsvoller Tipp: Räumen Sie am Ende des Arbeitstages alles an seinen Platz zurück. So starten Sie am nächsten Morgen direkt mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz und einem klaren Kopf.  

Digital gut sortiert: Nicht nur der Schreibtisch sollte übersichtlich sein. Auch die digitale Ablage auf dem PC profitiert von möglichst klaren Strukturen und Ablageregeln. Wer Papierablage und digitale Ablage ähnlich organisiert, findet Informationen schneller und vermeidet doppelte Arbeit.  

Kleine Routinen, große Wirkung:Für einen aufgeräumten Schreibtisch braucht es keine stundenlange Aufräumaktion. Oft genügen wenige Minuten am Tag, damit Ordnung zur Gewohnheit wird.

Viel Spaß dabei!

Digitales Aufräumen: Kleine Schritte, große Wirkung

26. Januar 2026

Was für den Schreibtisch und für das Büro gilt, ist auch für den PC hilfreich. Aufräumen und Ordnung halten im PC ist eine wichtige Aufgabe, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Zwei zentrale Bereiche, die dabei berücksichtigt werden sollten, sind der Dateimanager und der Desktop. 

Setzen Sie jetzt einen der Tipps um. Nicht später, nicht „morgen“ – jetzt. Nehmen Sie sich diesen Schritt bewusst und entschlossen vor. Wenn Sie wirklich einen Schritt weiterkommen wollen, schenken Sie sich drei bis fünf Minuten und beginnen Sie sofort. Genau jetzt entsteht Bewegung. Und diese Bewegung ist entscheidend.

1. Dateimanager

Der Dateimanager ist das Herzstück der Dateiverwaltung auf Ihrem PC. Hier einige Tipps, wie Sie Ordnung schaffen und aufräumen können:

• Neuen Ordner erstellen: Liegen in einem Ordner zu viele Dateien unübersichtlich und unstrukturiert zusammen, erstellen Sie einen neuen Ordner, in den sie dann Dateien, die zu einem Thema oder Projekt gehören, verschieben. Die lange Liste wird schon mal kürzer und ein Teil der Dokumente ist neu gebündelt und schnell zu finden. Geben Sie dem Ordner einen aussagekräftigen Namen.
• Dateien regelmäßig sortieren: Verschieben Sie neue Dateien sofort in die entsprechenden Ordner, um Chaos zu vermeiden.
• Doppelte Dateien löschen: So manche Datei wird nicht mehr gebraucht, zum Beispiel Entwürfe, Downloads zur Information für ein Projekt oder Bilder. Das Löschen spart Speicherplatz und sorgt für Übersichtlichkeit.
• Dateien benennen: Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, die den Inhalt der Datei widerspiegeln. Das erleichtert das Wiederfinden. Vor allem Scans haben nur eine Nummer. Ergänzen Sie einen weiteren Begriff oder ersetzten Sie die Scan-Nummer, wenn sie nicht gebraucht wird.
• Archivieren: Ältere, aber wichtige Dateien können in einen Archivordner verschoben oder auf eine externe Festplatte ausgelagert werden. Beim Archivordner kann zum Beispiel die Jahreszahl als wichtige Information im Dateinamen angegeben werden. Verschieben Sie zum Beispiel alle Protokolle aus dem Themengebiet "Mitarbeiterbesprechungen" aus dem Jahr 2023 in den Unter-Ordner "2023". Damit bekommen Sie auf Dauer eine gute Chronologie und Übersicht.

2. Desktop

Ein aufgeräumter Desktop trägt wesentlich zur Produktivität bei. Hier einige Tipps, wie Sie die Übersicht behalten:

• Minimalismus: Halten Sie den Desktop so leer wie möglich. Nur die wichtigsten Verknüpfungen sollten hier Platz finden.
• Ordner für Verknüpfungen: Erstellen Sie Ordner für verschiedene Arten von Verknüpfungen, z.B. „Einsatzpläne“, „LUFA-Ergebnisse“, „Kontrollen“.
• Hintergrundbild: Wählen Sie ein ruhiges, nicht ablenkendes Hintergrundbild. Das hilft, den Fokus zu behalten. Die Buttons sollten - wenn ein Bild als Hintergrund dient -  trotzdem gut erkennbar sein.
• Regelmäßiges Aufräumen: Planen Sie regelmäßige Zeiten ein, um den Desktop aufzuräumen und unnötige Dateien, die Sie zur aktuellen Bearbeitung hier abgelegt haben, zu entfernen.
• Verknüpfungen prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Verknüpfungen noch aktuell und notwendig sind. Wenn nicht, löschen Sie die Verknüpfungen. 

Viel Erfolg bei Ihrer nächsten - kleineren oder größeren - Aufräumaktion!  

Was kann ich gegen mein Zettelchaos auf dem Schreibtisch tun?

April 30, 2025

Ein Zettelchaos kann wirklich stressig sein! Hier sind ein paar Tipps, die schnell umzusetzen sind und die Ihnen helfen könnten, Ordnung zu schaffen. Kleines Erfolgserlebnis garantiert!

• Sortieren und Ausmisten: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um alle Zettel oder - wenn es zu viele sind - einen Teil durchzugehen. Entscheiden Sie, welche Zettel wichtig sind und welche weggeworfen werden können. Zur professionellen Vernichtung ist dabei ein Schredder mit Sicherheitsstufe P4 zu empfehlen.
• Wichtige Zettel-Informationen optimieren: Zettel, die wichtig sind, könnten To-Do-Listen sein, Gesprächsnotizen, Listen, Übersichten, Zugangsdaten, die sie griffbereit haben wollen oder Behördenpost. Finden Sie für mindestens zwei bis drei Zettel eine Alternative, die praktischer oder sicherer ist. Einen anderen Ablageort, zum Beispiel im Aktenordner oder in der (ordentlichen) Schreibtischschublade. Oder die digitale Variante, zum Beispiel digitale Notizzettel "Kurznotizen" in Windows. Die Kurznotizen App finden Sie über die Windows-Suche. Geben Sie Notizen ein und Sie gelangen zur Kurznotizen-App, die Sie am besten an Ihre Taskleiste fixieren. PC-Tipp: Taskleiste nutzen für schnelles Finden
• Nicht mehr ausdrucken: Drucken Sie E-Mails oder Anlagen nicht mehr aus, sondern speichern Sie sie im PC, auf Ihrem Server oder in der Cloud. Notieren Sie in der E-Mail enthaltene Termine direkt in Ihrem Terminkalender. Die ausgedruckten E-Mails, die jetzt noch auf dem Schreibtisch liegen, werden bearbeitet und kommen dann direkt in den Schredder. 
• Tägliche Routine entwickeln: Nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. So verhindern Sie, dass sich das Chaos wieder ansammelt.
• Ablagekörbe verwenden: Nutzen Sie Ablagekörbe zur Sortierung von Dokumenten, die noch bearbeitet werden müssen, zum Beispiel Rechnungen oder Behördenschreiben.

Suchen Sie sich eine Verbesserung aus und setzen Sie diese heute noch um! Der Anfang für ein Ende des Zettelchaos ist gemacht!

Fünf „Wenige-Minuten-Tipps“

Januar 31, 2025

Foto: Fokussiert©Stock.Adobe.com Gleich ausprobieren. Die Tipps dauern nur wenige Minuten oder Sekunden.

Welche der fünf Überschriften spricht Sie am meisten an? Wählen Sie mindestens eine aus, und setzen Sie den Tipp, der nur wenige Minuten oder Sekunden dauert, sofort um. Viel Spaß und nützliche Erkenntnisse!

Etwas wegräumen: Schauen Sie auf Ihren Schreibtisch. Was gehört hier nicht hin, ist veraltet, überflüssig oder funktioniert nicht? Sie finden bestimmt etwas. Räumen Sie es um oder heften Sie es ab. Oder - wenn es nicht mehr gebraucht wird - einfach weg damit!

PC-Schaltfläche ausprobieren: Viele Funktionen in Outlook, Word oder Excel nutzen wir gar nicht. Egal, welches Programm haben Sie gerade geöffnet haben, testen Sie eine Schaltfläche oben auf dem Menüband, die Sie bisher noch nicht genutzt haben. Gehen Sie mit dem Cursor auf dies Schaltfläche und warten Sie bis die kleine Anzeige erscheint, in der die Funktion der Schaltfläche beschrieben ist. Dann klicken Sie und schauen, was Sie damit machen können.

Eine Akte beschriften: Werfen Sie einen kritischen Blick auf einen Ihrer Ordner in der Nähe. Steht das drauf, was drin ist? Hand aufs Herz! Ersetzten Sie den Aktenrücken durch ein neues Schild oder ergänzen Sie den Text. Nehmen Sie dazu einen Filzschreiber mit einer etwas dickeren Mine, zum Beispiel 1 mm. Schreiben Sie in lesbarer Druckschrift. Jetzt ist der Ordner keine Mogelpackung mehr.

Dateien löschen: Wir bleiben beim PC. Rufen Sie den Dateimanager auf und wählen Sie einen Ordner, in dem Sie viele überflüssige Dateien vermuten oder wissen, dass Sie hier immer schon mal etwas löschen wollten. Löschen Sie mindestens 3 Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Es dürfen natürlich auch ein paar mehr sein.

Zeit für mich: Schauen Sie in Ihren Terminkalender. Gibt es dort in den kommenden Tagen einen Eintrag für eine Freizeitaktivität oder etwas anderes, worauf Sie sich besonders freuen oder was Ihrer Gesundheit guttut? Wenn nicht, notieren Sie einen Termin und setzen ihn wirklich in die Tat um!